Statuts et règlements
1. Nom
L’Association des responsables de la gestion des plaintes du gouvernement du Québec (ARGP), ci-après appelée l’Association.
2. Raison d’être
L’Association constitue un groupe d’action, d’échange d’information et de concertation qui vise à promouvoir et à faire évoluer la gestion des plaintes au gouvernement dans une perspective d’équité, d’efficacité et d’amélioration de la qualité des services aux citoyens.
3. Objectifs
L'Association poursuit notamment les objectifs suivants :
a) Concertation
· Favoriser les échanges entre les membres en vue d’actions communes ;
· Développer et actualiser une vision partagée de la gestion des plaintes à travers les multiples formes dans lesquelles elle peut s’incarner.
b) Promotion
· Promouvoir, notamment auprès des autorités gouvernementales, l’amélioration de la qualité des services aux citoyens et le rôle de la gestion des plaintes à cet égard ;
· Soutenir les efforts de créativité et d’innovation dans le traitement des plaintes.
c) Conseil
· Transmettre au gouvernement du Québec les avis et les conseils de l’Association et ainsi mettre à contribution les connaissances et l’expérience de ses membres ; à cette fin,
4 étudier toute question ayant trait au traitement des plaintes ou à la qualité des services qui serait référée par les organismes centraux et leur fournir des avis ;
4 soumettre aux organismes centraux, de sa propre initiative, les avis et recommandations jugés utiles ;
· Contribuer à la cohérence gouvernementale dans la prestation de services aux citoyens, notamment en ce qui a trait au traitement des plaintes.
d) Formation
· Soutenir la formation des membres et du personnel qui traite des plaintes ;
· Favoriser la mise en commun des connaissances, des expertises et des expériences.
4. Composition
a) Membre
Peut être membre, la personne responsable de la gestion des plaintes au sein d’un organisme public ou parapublic ou toute personne dont les tâches sont reliées au traitement des plaintes ou à la qualité des services à la clientèle.
La reconnaissance du statut de membre entraîne l’obligation de payer la cotisation annuelle. Le défaut de payer cette cotisation aura pour effet d’annuler le statut de membre de l’Association.
b) Droit de vote
Le membre détient un droit de vote sur les décisions de l’Association.
c) Demande d’adhésion
La candidature de chaque membre est sujette à l’approbation du conseil d’administration.
d) Cotisation annuelle
Le montant et les modalités du paiement de la cotisation annuelle, sont révisés annuellement par le conseil d’administration. La cotisation n’est pas remboursable mais transférable au cours d’une même année financière, d’une personne à une autre au sein du même organisme.
5. Assemblées des membres
a) Catégories
(i) Assemblée générale annuelle
Une assemblée générale annuelle a lieu avant le 1er décembre de chaque année.
(ii) Assemblée spéciale
Le président ou deux membres du conseil d’administration ou cinq membres peuvent demander par écrit la tenue d'une assemblée spéciale. Celle-ci doit se tenir dans les quinze jours de la réception de cette demande par le secrétaire-trésorier.
b) Déroulement
(i) Convocation
L’avis de convocation doit être écrit (par courrier ou courriel). Il doit être expédié aux membres au moins sept jours de calendrier avant la date fixée pour l’assemblée. Toutefois, si l’on projette d’adopter, de modifier ou d’abroger, en tout ou en partie, un règlement de l’Association, l’avis doit être accompagné du texte proposé.
(ii) Remplacement
Le conseil d’administration établit les modalités selon lesquelles un membre peut se faire remplacer à une assemblée.
(iii) Quorum
Le quorum est de dix membres.
(iv) Vote
Le vote se prend à main levée, sauf si un scrutin secret est demandé par au moins quatre membres présents.
(v) Décisions
Toute adoption, modification ou abrogation d’un règlement exige l’appui des deux tiers des membres présents. Les autres décisions se prennent à la majorité simple des membres présents, le président pouvant exercer un vote prépondérant en cas d’égalité des voix.
6. Conseil d’administration
a) Composition
Le conseil d’administration compte cinq membres élus, avec droit de vote.
b) Élection
Les membres du conseil d’administration sont élus par le vote des membres présents à l’assemblée générale annuelle. Leur entrée en fonction a lieu immédiatement après l’élection.
Les membres élus du conseil d’administration choisissent parmi eux un président, un vice-président et un secrétaire-trésorier. Les personnes ainsi choisies demeurent en fonction pour la durée de leur mandat comme membre du conseil d’administration.
c) Modalités de l’élection
Les membres présents à l’assemblée générale désignent un président d’élection.
La mise en nomination se fait par deux membres présents à l’assemblée : un qui propose et l’autre qui appuie la proposition.
S’il y a vote, les candidats qui reçoivent le plus de votes selon le nombre de postes à combler sont déclarés élus.
d) Durée du mandat
Les membres du conseil d’administration sont élus pour un terme de deux ans, renouvelable.
Les personnes élues demeurent en poste jusqu’à leur remplacement.
e) Vacances
Le conseil d’administration comble toutes vacances, jusqu’à la prochaine élection, en choisissant un remplaçant parmi les membres de l’Association.
f) Réunions
Les membres du conseil d’administration se réunissent aussi souvent que nécessaire.
g) Quorum
Le quorum est de trois membres, dont le président ou le vice-président.
h) Décisions
Les décisions sont prises à main levée, à la majorité des membres présents. Le président peut exercer un vote prépondérant en cas d’égalité des voix.
7. Président
Le président du conseil d’administration est le premier administrateur de l’Association, dont il est le porte-parole officiel. Il préside toutes les assemblées de l’Association ainsi que les réunions du conseil d’administration. Il signe les documents qui engagent l’Association. Il soumet des propositions ou recommandations aux réunions du conseil d’administration et aux assemblées des membres pour fins d’étude et d’approbation. Il voit à l’exécution des décisions des assemblées des membres et du conseil d’administration ainsi qu’à l’application des statuts et règlements de l’Association. Il exerce tous les pouvoirs et remplit toutes autres fonctions stipulées aux statuts et règlements de l’Association ou qui peuvent lui être attribués par l’assemblée des membres ou par le conseil d’administration.
8. Vice-président
Le vice-président seconde le président dans l’exercice de ses fonctions et, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir de ce dernier, le remplace en assumant tous ses devoirs et pouvoirs.
9. Secrétaire-trésorier
Le secrétaire-trésorier voit à la garde des documents de l’Association, à la convocation des assemblées et à la consignation des décisions. Il assure également la gestion des opérations financières et comptables de l’Association.
10. Comités
a) Création
Il est loisible au conseil d’administration de créer autant de comités, permanents ou temporaires, qu’il juge utile à la bonne administration de l’Association. Le conseil d’administration définit le mandat de tout comité ainsi créé et désigne son responsable et ses autres membres. Il peut en tout temps abolir un comité ou révoquer l’un de ses membres.
b) Rapports
Le responsable de chaque comité fait périodiquement rapport au conseil d’administration sur l'évolution des travaux.
11. Exercice financier
L’exercice financier de l’Association s’étend du 1er avril d’une année civile au 31 mars de l’année civile suivante.
12. Vérificateur externe
a) Nomination
L'assemblée générale des membres pourra, au besoin, désigner chaque année un vérificateur externe chargé d'examiner la gestion financière et comptable de l'Association. Le conseil d’administration fixe, s'il y a lieu, la rémunération du vérificateur.
b) Rapport
Le rapport du vérificateur externe est déposé à l'assemblée générale annuelle suivante. À défaut d'un rapport de vérificateur externe, le conseil d’administration présentera un rapport financier lors de l'assemblée générale.
13. Règlements
Les règlements de l’Association sont adoptés, modifiés ou abrogés par l'assemblée des membres.
14. Entrée en vigueur
Les présents statuts et règlements ou toutes modifications subséquentes entrent en vigueur à compter de leur adoption par l’assemblée générale des membres de l’Association.
Note : Version adoptée à l’assemblée générale du 10 nov. 2010
